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Empresas Competitivas: 5 Puntos a Considerar en su Cadena de Abastecimiento

Desde que iniciamos “la nueva realidad” se han publicado varios artículos, noticias e informes que expresan la necesidad de fortalecer la gestión de las Cadenas de Suministro en las empresas. Varios expertos han opinado al respecto y como referencia podemos tomar el artículo de Harvard Business Review “Building Resielent Supply Chains Won’t be Easy” en el que menciona que los sucesos de los últimos meses, nos han llevado a evidenciar las debilidades en las Cadenas de Suministro al interior de las compañías. Este hecho demuestra a “gritos” la necesidad de mejorar esta sincronización pero a su vez nos lleva a nosotros, lo profesionales en estas áreas, a ser más curiosos, más retadores y generar una cultura ávida de conocimiento, para que podamos volver las cosas a su rumbo y soportar rápidamente la Estrategia Corporativa.

Citando el artículo de HBR, menciona dos puntos importantes para crear Cadenas de Suministro Resilientes: 1. Mapear todas las fuentes de suministro, proveedores, fabricantes, distribuidores y 2. Someter las Cadenas de Suministro a un “Stress Test” o Test de Estrés con el fin de entender y evaluar los perjuicios que traen a la compañía el que alguno o algunos de los proveedores estratégicos, por alguna causa incontrolable, dejara de tener la capacidad de responder a las necesidades de nuestra empresa. Entendiendo esta sugerencia de HBR, es muy apropiado adicionar otros 5 Puntos a considerar, si deseamos dotar nuestra Cadena de Suministro de Resilencia:

1. Alineación continua a la Estrategia Corporativa:

Las estrategias corporativas se han venido modificando para responder a los cambios del mercado (Consumidores, Competidores, Oferta) y es importante mencionar que esta nueva dinámica organizacional de cambios abruptos, pueda ser una constante por un plazo de tiempo prolongado. Los profesionales de abastecimiento que normalmente nos colocamos KPI’s enfocados a la obtención de ahorros, OTIF, nivel de respuesta a requerimientos, entre otros, debemos programarnos para ir “más allá” y conocer de primera mano la Estrategia de la Compañía y así podernos preparar anticipadamente. Para esto, evalúa si tu equipo de abastecimiento tiene una conversación de primera mano con áreas como Finanzas, Comercial, Mercadeo o Presidencia; si no tienes feedback constante de alguna de estas áreas es un excelente momento para ejecutar acciones que promuevan la participación de tú área en las sesiones Estratégicas de la Empresa. Las estrategias corporativas se han venido modificando para responder a los cambios del mercado (Consumidores, Competidores, Oferta) y es importante mencionar que esta nueva dinámica organizacional de cambios abruptos, pueda ser una constante por un plazo de tiempo prolongado. Los profesionales de abastecimiento que normalmente nos colocamos KPI’s enfocados a la obtención de ahorros, OTIF, nivel de respuesta a requerimientos, entre otros, debemos programarnos para ir “más allá” y conocer de primera mano la Estrategia de la Compañía y así podernos preparar anticipadamente. Para esto, evalúa si tu equipo de abastecimiento tiene una conversación de primera mano con áreas como Finanzas, Comercial, Mercadeo o Presidencia; si no tienes feedback constante de alguna de estas áreas es un excelente momento para ejecutar acciones que promuevan la participación de tú área en las sesiones Estratégicas de la Empresa. Aquí es importante precisar algunos aspectos claves:

• Si eres Líder de área, asegúrate que Todos tus subordinados directos e indirectos sepan el rumbo que está tomando la organización y cuáles son las nuevas prioridades.

• Si no eres Líder de área, asegúrate de que conoces perfectamente el rumbo que está tomando tu compañía (Segmento de Mercado que atiende, Qué productos / servicios son los más vendidos o rentables, Propuesta de Valor del Negocio, Competidores, etc).

• Independiente del cargo que tengas dentro de abastecimiento, ten sensibilidad para identificar oportunidades de mejora en procesos, comunicación, plantillas, etc, y lidera un plan de acción que mejore alguno de los indicadores de tu área. Esto indudablemente ayudará a todo tu equipo.

2. Diseño de un Plan de Mejora Continua:

Todas las empresas quieren vender, vender más y para ello es que están en el mercado. Los ingresos son el motor de su existencia; sin embargo, a veces vemos una descompensación entre la fuerza de ventas y la capacidad de respuesta de la compañía: O vendemos mucho y no podemos responder o tenemos pronósticos de venta optimistas y quedamos con exceso de inventario. Esta problemática se extiende en todos los sectores, pero la solución es implementar una cultura de “Mejora continua” que nos permita responder perfectamente la demanda, es decir, que nunca haya faltantes ni retrasos en las entregas a clientes, pero que tampoco nos implique un exceso en inventario, utópico ¿verdad? Bueno por ello es que hablamos de “Mejora Continua” y no de “Perfección” pues las condiciones del Mercado son cambiantes y no hay espacio para una Planeación Exacta.Todas las empresas quieren vender, vender más y para ello es que están en el mercado. Los ingresos son el motor de su existencia; sin embargo, a veces vemos una descompensación entre la fuerza de ventas y la capacidad de respuesta de la compañía: O vendemos mucho y no podemos responder o tenemos pronósticos de venta optimistas y quedamos con exceso de inventario. Esta problemática se extiende en todos los sectores, pero la solución es implementar una cultura de “Mejora continua” que nos permita responder perfectamente la demanda, es decir, que nunca haya faltantes ni retrasos en las entregas a clientes, pero que tampoco nos implique un exceso en inventario, utópico ¿verdad? Bueno por ello es que hablamos de “Mejora Continua” y no de “Perfección” pues las condiciones del Mercado son cambiantes y no hay espacio para una Planeación Exacta. Para la implementación de la Mejora Continua, podemos contemplar algunas recomendaciones:

• Todo debe ser medido. La precisión de la información, las metas, el cumplimiento de las mismas, los tiempos, todo absolutamente todo lo que debamos mejorar, debe ser cuantificado. 

Evita metas cualitativas. Esto en línea con lo anterior, menciona que en vez de colocar una meta como: “Comunicar mejor nuestros proyectos” debemos programar espacios tangibles, como por ejemplo: “Cada mañana haremos una reunión de 15 minutos para comunicar el avance de las iniciativas en curso” y posterior medir el impacto de dicha actividad, por medio de los KPI’s de proyecto.

• No hay culpables. Dentro de la organización existe una forma de trabajar que consciente o inconscientemente hemos creado en conjunto, por lo que todo es susceptible de mejora; que algunas cosas no estén andando bien en este momento, abre espacio para crear sinergias y mejoras, más no enemigos.

Los grandes resultados de una estrategia de Mejora Continua no son evidenciables en el corto plazo, estos son progresivos y sólo vamos viendo una vez esta cultura ha permeado al equipo. No obstante, entre más rápido iniciemos esta labor, más pronto logramos la meta. Para el diseño de esta estrategia es necesario plantearnos indicadores más retadoras que las que normalmente nos proponemos como abastecimiento y debemos quitarnos el miedo a buscar grandes cambios, desafíos y retos.

 

3. Integrar las Cadenas de Suministro:

Para el cumplimiento de los puntos anteriores, la tecnología nos está abriendo paso a la “Integración de las Cadenas de Suministro” dado a que se ha evidenciado “La Falta de Transparencia” como una problemática que limita la capacidad de respuesta en las empresas. Este término hace referencia a poder conocer con precisión y en tiempo real cuanto dispone, que falta y cuando se necesita de cada material, artículo o bien. Esto es lo que puede ser solventado mediante el uso de la Tecnología BlockChain.

Las pérdidas económicas y el desabastecimiento, son el resultado de la manera en que está conectada nuestra Cadena de Suministro y la forma en que circula la información. Una mayor trazabilidad y disponibilidad de los datos ayuda a las empresas a identificar los cuellos de botella, demoras, pérdidas, imprevistos y permite mitigar con mayor antelación las problemáticas que se van presentando, así como llevar a cabo mejoras en la operación.

Las Blockchains aseguran un repositorio y circulación de datos único y transparentes. Cada parte de la Cadena contribuye a la inclusión de nuevos datos, esto significa que toda la información almacenada es accesible a todas las partes involucradas, por lo que una compañía puede fácilmente verificar qué información está siendo propagada por otra y el estado real de las cosas.

4. Digitalización y Automatización

Hoy en día prevalece en las compañías los Software de Gestión Empresarial o ERP según sus siglas en inglés. Este software permite conectar a todas las áreas de la Compañía, es decir tener toda la información en un solo espacio de acuerdo a lo que cada área va registrando. No obstante, para la gestión del día a día de las áreas de Abastecimiento empieza a quedarse corta, ya que no ayuda a la automatización de procesos y actividades como el envío de Pliegos de Condiciones, Evaluación de Proveedores, Reporting, Gestión de Contratos, Negociaciones, Repositorios, Tracking de Carga, Expediting, etc. y empiezan a usarse otras plataformas. Aquí hay dos plataformas que pudiéramos ir considerando en nuestra gestión para eliminar la operatividad y darnos espacio a liberar tiempo valioso para dar un aporte más estratégico a nuestra empresa: Hoy en día prevalece en las compañías los Software de Gestión Empresarial o ERP según sus siglas en inglés. Este software permite conectar a todas las áreas de la Compañía, es decir tener toda la información en un solo espacio de acuerdo a lo que cada área va registrando. No obstante, para la gestión del día a día de las áreas de Abastecimiento empieza a quedarse corta, ya que no ayuda a la automatización de procesos y actividades como el envío de Pliegos de Condiciones, Evaluación de Proveedores, Reporting, Gestión de Contratos, Negociaciones, Repositorios, Tracking de Carga, Expediting, etc. y empiezan a usarse otras plataformas. Aquí hay dos plataformas que pudiéramos ir considerando en nuestra gestión para eliminar la operatividad y darnos espacio a liberar tiempo valioso para dar un aporte más estratégico a nuestra empresa: 

• Plataformas de Gestión de Abastecimiento: Para las actividades de nuestro día a día listadas anteriormente han venido surgiendo plataformas exclusivas para agilizar nuestra gestión, permiten tener una trazabilidad de punta a punta en un ambiente completo modela y administra el proceso de abastecimiento estratégico. Estas plataformas se conectan con los ERP de las compañías y nos ayudan, a nosotros Profesionales de Abastecimiento, a eliminar ese cruce de correos electrónicos y el multiuso de otras plataformas que soportan algunos de nuestros procedimientos. 

• Analítica de Datos: Big Data llegó hace tiempo atrás para lograr recopilar información masiva y permitir a las industrias a obtener respuestas a muchas de sus preguntas. Con Big Data, las organizaciones son capaces de identificar los problemas y oportunidades de una forma más comprensible gracias a su capacidad de monitorear datos e indicadores en tiempo real. No más profesionales descargando información en excel, para organizarlas en Tablas Dinámicas y Power Points, además del proceso manual que esto conlleva, al minuto de la descarga la información que se está analizando ya es obsoleta, pues nuestros negocios varían minuto a minuto. 

• Inteligencia Artificial – Machine Learning: El aprendizaje automático hace referencia a la capacidad de una máquina o software que, con la ayuda de ciertos algoritmos, puede aprender sobre los datos que reposa en su sistema. Este Machine Learning es usado para hacer predicciones sobre tendencias, oportunidades y riesgos, puede ser muy útil para la Planeación de la Demanda y Abastecimiento de la empresa.

• Inteligencia Artificial – RPA: La automatización de procesos robóticos (RPA en inglés) se ha venido aplicando a tareas altamente repetitivas. Los algoritmos de aprendizaje automático se están integrando en las plataformas de análisis para descubrir formas sobre cómo servir mejor y más rápidamente a los clientes. Un ejemplo de esto son “Los chatbots” que se han incorporado en los sitios web para ofrecer un servicio inmediato a los clientes; estos Chatbots, por ejemplo, podrían pensarse para Abastecimiento, pues en varías empresas aún siguen recibiéndose los requerimientos de compras a través de correos electrónicos a un Profesional asignado a esta tarea. No sólo debemos pensar en el tiempo de Profesional, sino en que aquí normalmente hay un cuello de botella que ralentiza nuestra gestión a usuarios.

5. Sensibilidad a los Riesgos

Las variaciones entre los Planeado y la Realidad siempre son abismales y debemos estar preparados a actuar sobre diferentes escenarios. Tener la capacidad de mapear lo que podría “no salir tan bien” nos permite tener un abanico de planes y oportunidades. Con el contexto mundial que estamos viviendo en este 2020 nos abrimos a ese porcentaje de “Cualquier cosa puede pasar” y sin duda nos invita a ser mas cercanos a que cada decisión, cada operación, cada plan, estrategia tiene inmersos Riesgos que se pueden materializar. La invitación es a capacitarnos más sobre Riegos, esto nos ayudará a complementar nuestra estrategia de Mejora Continua, a fortalecer procesos (entendiendo que hay muchos cabos que por el afán dejamos sueltos) y a entender el porqué de cada regla o proceso. Esto sin duda nos ayudará a empoderarnos en la importancia del proceso que llevamos día a día y nos dará herramientas válidas de argumentación de nuestro procedimiento.

Antes de cerrar con este Blog, es importante recalcar que más que problemáticas, tenemos es una infinidad de oportunidades para nuestros Roles. La situación actual es un excelente momento para decidir el tipo de Profesional que se quiere ser mañana. Hoy más que nunca las empresas y el mercado están abiertos a acoger las nuevas propuestas que resuelvan las necesidades que esta situación está dejando. Así que la invitación es a avanzar porque quedarnos estáticos es el mayor riesgo que tenemos.

Por último, invitamos a que todos compartan sus ideas; así que comenta nuestro Blog para desarrollar más conocimiento en conjunto. De igual forma, tenemos más aportes que dar sobre Cadenas de Suministro, Metodologías Ágiles, Tendencias, Tecnología para nuestro Rol, si es de tu interés, también puedes dejarlo en los comentarios.

Pámela Peña Martínez.
Agile Supply Chain Practitioner
Socia Fundadora de Estrategia Cardinal – Negociaciones Efectivas
Conoce más información en https://estrategiacardinal.com 

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