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 Rediseño de la Estructura Organizacional: Desafíos y retos de la gerencia

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Una organización es la respuesta a alguna necesidad de un cliente o un usuario final, ya sea un bien o un servicio, cada organización tiene un Core de negocio o razón de existir, así como una visión en el tiempo y un plan de acción para lograr estas metas los cuales se reflejan en una “Estrategia”. La Estructura Organizacional junto con sus Capacidades – Procesos, Tecnología y TH– son los vehículos para el logro de estos objetivos estratégicos.

En la medida en el que existen nuevas tecnologías disponibles o se descubren nuevas necesidades se crean nuevas organizaciones; se transforman o mueren al ser reemplazadas por otras… Ahora bien, si le agregamos que las organizaciones desarrollan su misión en un entorno que se caracteriza por la volatilidad (V), la incertidumbre (U), la complejidad (C) y la ambigüedad (A)- conocido como Entorno VUCA- el reto de los líderes es aún mayor frente al logro de la estrategia, retándolos a gestionar permanentemente su estructura, así como la búsqueda constante de mecanismos que incrementen las capacidades organizacionales en pro de responder a estos nuevos desafíos del ambiente o sector.

Otro reto que no podemos olvidar es el de la “INNOVACION”- “La mejor manera de predecir el futuro es inventándolo”, Alan Kay; pero además con “AGILIDAD”… “Hace referencia a la capacidad que tiene una compañía de reconocer rápidamente las oportunidades que se presentan en el mercado, con el principal objetivo de adelantarse a la competencia, mejorando su efectividad y productividad en todos los ámbitos y situaciones”
En este contexto el primer paso para un proceso de “Rediseño Organizacional”, es tener claras las características de la estructura organizacional de mi organización y cómo ésta contribuye al logro de la Estrategia… -la brújula de mi empresa-, respondiendo a los desafíos del entorno, facilitando los procesos de innovación y agilidad, generando “Valor al Cliente”.

Existen 2 grandes tipos de Estructuras; las mecanizadas y las orgánicas- si bien hoy existen miles de clasificaciones (que abordaremos en los siguientes artículos), la mayoría parte de la combinación de estas 2 principales. Las estructuras mecanicistas, son aquellas donde se encuentran altos grados de especialización del trabajo, estandarización de procesos, centralización en la toma de decisiones y en consecuencia el estilo jerárquico es marcado. Las estructuras orgánicas por su parte, promueven la flexibilidad, invitan al talento humano a que promuevan el cambio y puedan adaptarse rápidamente a estas nuevas condiciones. Cabe aclarar, que no existe un tipo de estructura ideal (buena o mala), sino aquella que combinando sus características facilita el logro de la estrategia puntual de la organización. Cada organización es totalmente distinta y lo que puede favorecer a una puede no favorecer a otra, esto dependerá de factores externos (ejemplo normativas), el sector económico, la cultura organizacional, la estrategia, las capacidades propias, etc.

Resumiendo estas reflexiones…te invitamos a la hora de pensar en un proceso de rediseño organizacional, realizar las siguientes preguntas:

Cómo la Estructura Organizacional de mi Organización: facilita, suma, o resta a:

• La Estrategia deseada

• Los Procesos de Innovación

• La Agilidad Organizacional

• La Generación de valor a mi cliente o usuario

• Los atributos Culturales deseados

• El estilo de liderazgo

• Alineación de los resultados de los colaboradores (TH) con los resultados esperados

En este contexto… los principales RETOS de la Gerencia de RH frente al Diseño Organizacional son:

1. Responsable final de la capacidad de cambio de la empresa y adaptación al entorno VUCA.

2. Actualizar los Roles de los Cargos en función a los cambios en las Capacidades Organizacionales (Tecnología y Procesos)

3. Ajustar los elementos de la Estructura (Jerarquía, Formalización, Departamentalización, Cadena de Mando, otros) según el ajuste de la Estrategia.

4. Planeación de Talento: Planes de Carrera, Sucesión o Movilidad Interna, respondiendo rápido a los cambios de Estructura.

5. Diseñar la Ruta de Implementación del Ajuste de la Estructura con un proceso de Gestión de Cambio.

Cuando nos enfrentamos al reto del  “Rediseño Organizacional” se nos viene a la mente grandes cambios y presupuestos, algo como “iniciar desde cero”,  pero en realidad el rediseño puede obedecer a pequeños cambios que pueden  ir desde la adaptación del rol de un cargo hasta cambios más estructurados como ampliar la cobertura geográfica de la organización o la implementación de una nueva  Unidad de Negocio o Producto. 

El paso fundamental es el de entender cuál es la realidad de los Elementos de la Estructura actual e identificar si estos favorecen el nuevo horizonte deseado por la organización; de allí diseñar la ruta de intervención de cada uno de los elementos mapeados como críticos. Los Elementos de la Estructura Organizacional son:

1. Departamentalización: Base para agrupar las tareas por: Proceso, Unidad / Producto, Cliente, Geografía.
2. Centralizar – Descentralizar: Grado de centralización para la toma de decisiones.
3. Cadena de Mando: línea de autoridad desde primer nivel hasta el último y aclara quien reporta a quien.
4. Extensión de Control: Número de colaboradores que un gerente puede dirigir con eficiencia y eficacia.
5. Especialización: Grado en que las tareas se dividen en puestos de trabajo.
6. Formalización: Grado de uniformidad de los procedimientos que deben seguir los empleados en el desempeño de sus labores

TIPS:
Anticípate: Elabora analítica prospectiva del sector al cual pertenece, esto permitirá anticiparte a los cambios al interior de tu organización “A Tiempo”

Vigila: Gestiona “Vigilancia Tecnológica” del Sector al cual pertenece, esto te permitirá monitorear qué está pasando en tú sector, competidores y clientes.

• Conoce el estilo propio de la Estructura: Identifica las características propias de tu organización.

Diagnostica la Estructura organizacional y las características propias de sus Elementos frente a los objetivos estratégicos deseados, ¿contribuyen o desfavorecen?

Diseña la Ruta: Diseña la ruta para el Re- Diseño Organizacional, ¿qué cambios en los procesos y en la Cadena de Valor se deberían generar?  ¿Qué Elementos de la Estructura actual debo intervenir en la Ruta de acción?

Planeación de Talento: Identifica los colaboradores Hight Potencial, así como los indicados para Movilizaciones Horizontales o Verticales; gestiona los Planes de Desarrollo Individual que prepare para los roles actuales y prepare para los futuros.

• Acompaña el proceso de implementación del Diseño con un proceso de Gestión de Cambio.

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Emilse Bolaño Escobar Directora Unidad de Negocios Compensación & Alineación Estratégica Change Americas comercial@changeamericas.com

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