POLÍTICA PARA TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Change Americas S.A.S, en adelante Change Americas, sociedad Colombiana, tipo societario sociedad por acciones implificadas; que se identifica con el NIT 830.068.552-8, propietaria de los signos distintivos de la marca CHANGE AMERICAS, y el sistema de gestión de cambio y desarrollo organizacional que opera bajo dicha marca.

2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

Definir los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de Change Americas, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos en concordancia con la normatividad vigente al respecto.

3.     ALCANCE

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de Change Americas, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de la Compañia y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

4. JUSTIFICACIÓN

La protección de datos personales, derecho fundamental consagrado en la Constitucion Ploilita de Colombia, entendida como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

Change Americas, dentro de sus procesos administrativos, y/o comerciales, conoce, almacena y trata datos personales, situación que genera una responsabilidad para el adecuado manejo de los mismos. Así las cosas, en cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, Change Americas debe asegurarse de que cuando una persona suministra información para ser incorporada en las bases de datos o archivos, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga un uso adecuado de la misma, y en ese sentido desarrolla la presente política de Propiedad del Cliente.

 

Serán objeto de protección, los datos de aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo las laborales y comerciales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal de la compañía, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien permitirá al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.

5. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales que Change Americas recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

 

5.1 En relación con el funcionamiento de Change Americas:

 

5.1.1 Recurso Humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con Change Americas (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).

 

5.1.2 Proveedores y Contratistas de Change Americas: El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que Change Americas requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

 

5.1.3 Seguridad en instalaciones de Change Americas: El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Change Americas.

6.   DERECHOS DE LOS TITULARES:

6.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Change Americas como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

6.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a Change Americas como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

6.3 Ser informado por Change Americas como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

 

6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

6.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

 

6.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales y que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DATOS SENSIBLES:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Change Americas, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

8.  DATOS DE MENORES DE EDAD:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

9.1 Casos en que no se requiere la autorización: No será necesaria cuando se trate de:

 

9.1.1 Información requerida por Change Americas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

9.1.2 Datos de naturaleza pública.

9.1.3 Casos de urgencia médica o sanitaria.

9.1.4 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

9.1.5 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

 

En la sede de Change Americas:

Calle 100 8a-37 of 307, Bogota D.C.

Conmutador:

(571) 2183968

Centro de Contacto:

 

Fax:

 

Correo electrónico:

contactenos@changeamericas.com

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:

Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de Change Americas responsable del Tratamiento.

11.  PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:

11.1 Consultas: Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

11.2 Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Change Americas, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

 

 

11.2.1.1 Nombre e identificación del Titular

11.2.1.2 La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

11.2.1.3 La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

11.2.1.4 Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

 

11.2.2 Normas de proceimiento: Se establecen los siguientes terminos para el procedimiento

 

11.2.2.1 En caso de que Change Americas no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

11.2.2.2 Si el reclamo resulta incompleto, Change Americas requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

11.2.2.3 Una vez recibido el reclamo completo, Change Americas incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

11.2.2.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, Change Americas informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE CHANGE AMERICAS:

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en la misma.

 

Se firma a los veinticinco (25) días del mes de abril del año dos mil diecisiete (2017).